打单注意事项

发表时间:2019-12-06 14:08作者:邹秀红
文章附图

面夫子打单已经有1年半多的时间,我简简单单的把打单方面的心得分享一下。有不严禁的地方,还望各位师兄师姐多多指导。

1.   报货要定时间

分店要提前报单,一般隔一天报单,次日发货。报单的时间要限制,一般在10:30之前是比较合适的,太早了分店里可能还在忙碌售卖,太晚了不利于捡货,分店里刚好忙完,可以根据分店的库存较准确的报货。超过10:30报单,要收取赞助费,不收赞助费就会造成加减单市场有,很容易错单、漏发。特殊情况特殊对待,假如学校突然通知次日有活动或者放假之类的加减单,由片区督导打电话报单说明,才进行出单。

2.   见单发货,制度要严

发货库的钥匙只能是发货专员有,备用钥匙不能给其他人,当家人、总务都不可以,如果赶上放假值班那也要交接好库存数量。有时候会面临督导突然带货,没有单子,那也必须给打单员说明,待打单员同意可以补单后发货,如果因未说明造成的盘点差异,谁带货谁承担。

3.   关注发货、采购价格、规格

市场上价格经常会发生变动,甚至包装规格。尤其是发分店的南瓜、红薯之类,价格变化较大,甚至有时候采购价格会超过发货定价,有时候又价格悬殊很大,价格要经常关注,出现较大波动时候要及时跟总务汇报。发货规格也要时常关注,厨房有时候会换包装袋,装袋数量有时候也会发生变化,要及时跟总务汇报。

4.   分店的服务态度要好,原则要守

所谓的原则就是退单、订货单是什么就是什么,订了多少就是多少,一包都不能改。不能因为和分店关系好,少打单,也不能因为和哪个分店关系不好多打单。对待分店的态度就是服务好,比如分店到了报货的时间还没有报单,要主动发信息问一下,如果信息不回信息要主动打电话询问一下,有时候分店确实会存在忙忘了报单或者其他突发情况,以免漏单。

5.    关注分店的报货数量

分店的报货数量有时候会出现很大偏差,要经常关注。有时候可能是分店报货规格点错,造成报多或报少,包装物件、包有时候容易点错。必备的物资有时候分店会忘记,比如梅菜馅或者烧麦就有分店忘记点,要在报货单上关注,如果是漏报要及时提醒。分店的私自采购或者操作也可以在报货单上反映,有些分店甚至为了省钱用500杯袋装包子,小号打包袋都不计划。还有分店粥听督导讲很畅销,却在发货单上没有显示相应的数量,要作为怀疑对象告知督导,以查证是否有私自采购。

6.   退单、补单要及时,要有证明记录

发到分店的馅料、半成品难免出现化冰、甚至少个数,包装物、粥料也难免出现质量问题。分店里反映了质量问题,要询问照片索证,如果发货司机在要当面证实,事后反映的也要取证,及时反映给总务或者片区督导,决定是否补单或者退单,记录一定要留好,作为事后的一个凭证和处理证明。退单一定要及时发给分店,很多分店都习惯性的把事情往坏的方面去想,退单不及时,就会误以为公司乱收费,退单及时才方便对账,服务好分店。

7.   发货单、盘点要留底、签字

面夫子分店的老板都不是一成不变,甚至出现中途换老板,发货单到什么时候截止,到什么时候开始,一定要留底,而且发货单(回收的)一定要分店老板签字,有些分店就是因为没签字就出现扯皮,就算货发了没有底单算账时候会存在纠纷。盘点单也要留好,有个专门的柜子或者抽屉,留个2年都不为过,有些账目的处理甚至都是2年之前的,会计还会到打单处索要发货单(电子档只是记录),原始的发货单一定要保存好。

8.    进销存每天都要做

打单员要经常和库管对进销存数量,尤其是1个人兼职的情况下,进销存要每天都做,打单员加上库管,就相当于会计和出纳,就是管物资的财务,要做到进出一致,借贷双方相等,会计做账的原则是有借必有贷,借贷必相等。仓库的原则也是有进就有出,数量要一致。坚持每天做进销存,月底会计算账进销存表如果有疑问,就可以方便查底档,知道在哪里犯了错,可以减少因人为失误给公司造成的财物损失。

9.    打单员要经常知晓生产的基情况

我们发到分店的馅料、半成品都是有保质期的,有些甚至只有7天的保质期,打单员要大致了解发货的产品日期,根据发货的数量及时跟总务汇报,以免临近过期产品积压太多,造成低级错误。我们还要关注新品,如果有新品要及时上架,新品发货数量库存不够,也要及时跟总务汇报,确定发货优先供应顺序,一般都是优先供应市外,最后考虑市内,毕竟市内补货方便。我们还要知道发货的规格、价格,了然于心,有时候督导会打电话问,甚至有时候外销单会打电话问打单员有什么货,我们要记得准,答的对。

10.   打单要有时间规划,时刻记得打单是公司形象

临近节假日的时候,我们要提醒分店报货不要过多,尤其是新店长,放假快回来的时候,要提醒分店报货,注意接货,发货路线、时间表一定要催总务提前整理好,发到分店群,以便分店合理、正确计划报货。同时仓库的原料库存打单员也要及时跟保管对接,根据易订货提供准确的数值供总务报货,以保证正常的生产供应。很多公司的打单员微信都是备注了面夫子打单,甚至是办公室,一定要谨慎规范言行,时刻记着自己就是公司的形象展示。


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